Ingin Disayang Atasan? Terapkan 13 Aturan Kirim Email Ini Mulai Sekarang!
Ketika masuk ke dunia kerja, maka menulis email menjadi hal yang akan selalu kamu lakukan. Alih-alih bisa asal nulis, menulis untuk kebutuhan profesional tentu ada aturannya. Nah, kira-kira apa saja sih aturan menulis email yang benar dalam dunia kerja? Berikut aturan menulis email yang wajib kamu tahu!
1. Masukan subjek yang jelas sesuai maksud dan tujuan email kamu.
Subjek yang jelas akan membuat email-mu lebih diperhatikan. Biasanya, email yang tidak berhubungan dengan pekerjaan memang akan dikesampingkan. Kamu tidak mau 'kan jika email pentingmu tak dibaca hanya gara-gara tak menulis subjek dengan benar?
2. Pakai alamat email yang profesional. Buang jauh-jauh alamat email dengan nama alay atau samaran!
Sekarang banyak modus atau spam menggunakan email. Hal ini bisa terlihat dari alamat email yang asal dan alay. Nah, demi mengindari tuduhan spam, pastikan jangan kamu gunakan alamat email yang alay atau samaran untuk urusan pekerjaan. Gunakan nama aslimu saja. Dengan begitu, email-mu akan lebih diperhatikan.
3. Pikir dua kali sebelum menggunakan tombol "reply all".
Batasi balasan email pada orang yang berkepentingan saja. Sebelum membalas, kamu wajib berpikir lebih dulu, apakah memang harus reply all atau memang cukup reply saja. Karena kamu tidak mau 'kan kalau pekerjaan kamu diganggu oleh orang yang tidak ada sangkut pautnya?
4. Lengkapi dengan "signature block" biar email-mu terlihat lebih profesional.
Signature block adalah bagian paling bawah yang berisi penanda identitas valid si pengirim. Selain itu, signature block juga berguna untuk menginformasikan kontak yang bisa dihubungi. Gak heran, dengan menyertakan signature block, kamu bisa terlihat lebih profesional.
5. Gunakan salam yang profesional.
Jangan pakai sapaan gaul. Sapaan gaul semacam “halo bro” dapat mengurangi kredibilitas kamu sebagai orang yang tidak bisa memisahkan ranah profesional dan pergaulan. Kamu bisa gunakan selamat pagi, selamat siang dan lain sebagainya.
6. Hati-hati dengan kalimat humor. Gunakan secukupnya saja.
Terlalu banyak humor bisa membuatmu dinilai sebagai orang yang tidak serius. Mitra kerjamu pun bisa mengenyampingkanmu.
7. Pahami perbedaan latar belakang budaya penerima email.
Sebisa mungkin, akan lebih baik jika kamu bisa sesuaikan bahasamu sesuai dengan bahasa penerima surat. Karena perbedaan budaya bisa menimbulkan presepsi yang berbeda pula. Jadi pastikan bahasa yang kamu gunakan sama-sama dipahami penerima.
8. Balas email meskipun kamu bukan sebagai penerima utama.
Meskipun kamu bukan sebagai penerima utama, tetap balaslah email yang kamu terima. Fungsinya adalah menunjukan bahwa kamu tetaplah peduli terhadap lancarnya sebuah pekerjaan.
9. Koreksi dua kali pesan yang akan dikirim.
Hal ini dilakukan untuk memeriksa ulang kalau ada yang ketinggalan. Pasalnya, jika ada yang ketinggalan dan membuatmu harus mengirim dua email, kamu bisa dicap sebagai orang yang kurang teliti.
10. Masukan alamat email tujuan di langkah terakhir, sebelum menekan tombol send.
Untuk mencegah pesan terkirim dengan sembarangan, alangkah baiknya kamu tulis kolom email penerima di bagian akhir saja. Hal ini juga sebagai antisipasi, jika kamu tak sengaja klik tombol send sedangkan isi email-mu belum selesai ditulis.
11. Jangan bosan untuk cek penerima email dua kali.
Kadang ada orang yang namanya sama. Nah, untuk antisipasi pesanmu nyasar, kamu juga perlu cek alamat email dua kali ya. Kamu gak mau kan kalau salah kirim?
12. Gunakan jenis font klasik saja. Jangan pakai yang aneh-aneh.
Biasanya, jenis font dalam badan email juga bisa menggambarkan bagaimana keprofesionalan seseorang lho. Alangkah baiknya, kamu gunakan font yang formal dan umum saja, misalnya Times New Roman, Georgia atau Sans Serif. Hal ini juga sebagai penanda kamu konsen terhadap pekerjaan. Bukannya malah menghabiskan waktu memperbaiki hal yang kurang relevan.
13. Pakai tombol "tab" untuk penanda awal paragraf.
Fungsi tab adalah sebagai penanda awal paragraf. Tujuannya agar tulisanmu lebih rapi. Jadi gak heran penerima email kamu juga lebih mudah membaca tulisan yang dikirim.
Nah, sudah tahu 'kan cara kirim email yang benar dan profesional? Pastikan kamu menerapkannya dari sekarang ya!
