7 Prinsip Balas Email Buat Kamu yang Sibuk Banget di Kantor
Berapa banyak waktu yang kamu butuhkan untuk membalas email di kantor? Email tentu gak bisa diatur jam berapa harus masuk dan jam berapa harus berhenti menerima pesan, tapi kamu harus bisa mengorganisir supaya kamu gak buang banyak waktu hanya untuk balas email.
Kapasitas pekerjaan yang banyak jangan sampai bikin kamu gak sempat balas email, apalagi kalau ternyata email itu adalah email penting yang harus segera dibalas. Jangan menganggapnya enteng karena itu pasti ada hubungannya juga dengan pekerjaan kamu. Sebenarnya, ini lho 7 prinsip balas email buat kamu yang sibuk banget. Pakai cara ini biar email kamu tetap terbalas dan pekerjaan kamu terselesaikan.
1. Tentukan prioritasmu sebelum memeriksa email.
Saat kamu datang ke kantor, maka jangan langsung membuka email. Tentukan dulu prioritas pekerjaan yang harus kamu lakukan. Baru setelah itu buka email. Di dalam email itu pasti juga berisi tentang tugas lain dari pekerjaanmu. Jika kamu memeriksa email sebelum melakukan pekerjaanmu, maka pekerjaan itu tidak akan pernah selesai.
2. Stop multitasking.
Jangan percaya pada multitasking. Fokuskan dirimu saat kamu sedang berurusan dengan pesan elektronik ini. Jangan sampai kamu juga sedang melakukan pekerjaan lain karena kamu bisa terpengaruh. Jika kamu terpengaruh, maka tidak menutup kemungkinan kamu akan melakukan kesalahan dalam membalas email yang benar.
3. Pastikan membalas atau mengirim email tidak mengganggu waktu istirahatmu.
Sesampainya di rumah setelah bekerja, tidak apa-apa jika kamu masih mau memeriksa kotak masukmu, tapi pastikan itu tidak mengganggu waktu tidurmu. Jangan sampai kamu terlalu terikat dengan pekerjaanmu sehingga menimbulkan dampak buruk bagi kesehatanmu. Lebih baik, jangan periksa email di jam istirahatmu.
4. Tentukan waktu untuk membalas email.
Misalnya saja pukul sepuluh pagi selama satu jam kamu akan memeriksa email, maka dalam waktu itu kamu harus benar-benar fokus membalas semua email yang masuk. Cara ini sangat efektif untuk memisahkan antara pekerjaanmu dan email dari pihak lain. Jadikan dirimu fokus, saat sudah tiba jam yang kamu tetapkan, maka pastikan kamu memeriksa email dan membalasnya di jam tersebut juga.
5. Saat sedang bekerja, jangan terganggu dengan email.
Hal ini baik untuk menghindari multitasking. Jika kamu bekerja sambil menerima email, kemungkinan besar kamu akan tergoda untuk memeriksa email dan kemudian meninggalkan pekerjaanmu tadi. Lebih baik kamu fokus seperti di poin nomor 4 tadi. Sampai pada waktu yang ditentukan, jangan membuka email.
6. Jangan membalas email jika tidak tahu benar tentang isinya.
Hanya karena kamu menerima email, jangan menganggap kamu harus langsung membalasnya saja tanpa memperhitungkan maksud dari email tersebut. Pahami isinya, jika memang email itu ditujukan untukmu dan berhubungan dengan pekerjaanmu, maka sebaiknya kamu memeriksa ulang balasanmu padanya. Jangan sampai kamu salah menanggapi.
7. Bukan kecepatan, tapi ketepatan.
Tidak peduli secepat apapun kamu membalas email, tapi kalau isinya salah dan tidak sesuai, maka kamu yang tetap harus menanggung konsekuensinya. Tapi jika kamu membalasnya dengan tepat, maka walaupun terlambat, orang yang bersangkutan tidak akan menganggap itu sebuah kesalahan. Ini bukan tentang kecepatan, tapi ketepatan.
Semua prinsip di atas sebaiknya kamu patuhi dalam membalas atau mengirim email. Walaupun kamu sedang sibuk, jangan lupa untuk tetap membalas pesan orang lain yang membutuhkan informasimu. Selamat bekerja, semoga bermanfaat!
