Pertemuan anggota atau rapat dalam pekerjaan merupakan hal biasa dan pasti sering terjadi secara rutin. Tetapi sayangnya saat rapat sebuah masalah seringnya tak bisa langsung menemukan penyelesaiannya dan malah membuang-buang waktu.
Tentunya hal ini akan menghambat pekerjaan lainnya dan merugikan perusahaan. Nah daripada membuang-buang waktu lebih baik terapkan 5 hal berikut ini agar rapat berjalan efektif!
Sebelum akan berdiskusi saat rapat, tentunya kamu harus mempersiapkan bahan diskusinya. Siapakn semuanya sebelum rapat dan pastikan bahan tersebut memang didiskusikan saat rapat dan jangan biarkan rapat terjadi dengan alot. Kalau memang bahan pertama telah selesai didiskusikan maka lanjut ke diskusi selanjutnya supaya semuanya berjalan efektif.
Kalau memang penyelesaian sebuah masalah belum ketemu, jangan buang-buang waktu dan lebih baik hentikan rapat. Karena ketika kamu memaksakan diri tetap rapat tetapi akar penyelesaian masalah belum ketemu sebenarnya kamu malah membuat rapat ini tak berjalan efektif dan tentunya menghambat pekerjaan lain.
Daripada tak menemukan solusi lebih baik hentikan rapat dan tiap anggota sama-sama mencari penyelesaian masalah agar saat rapat berikutnya semua masalah bisa selesai dan menemui solusi.
Jangan buru-buru rapat dengan anggota yang lebih besar kalau kelompok kecil saja kamu abaikan. Usahakan selalu rapat dengan keompok kecil supaya saat nanti rapat dengan anggota yang lebih banyak keefektifan rapat akan terjalin. Wajibkan tiap kelompok kecil untuk rapat dahulu sebelum rapat anggota yang lebih besar terjadi supaya rapat tak berjalan alot dan kurang efektif.
Sebelum rapat terjadi, alangkah lebih baik bila satu sama lain anggota mau bertukar pikiran dengan yang lainnya. Bukan apa-apa, dengan selalu bertukar pikiran sebelum rapat tentunya permasalahan pekerjaan akan lebih mudah diselesaikan saat rapat nanti karena semua anggota sudah mempunyai ide masing-masing saat mendiskusikan topik tersebut.
Terakhir, kamu pun harus tahu kapan saatnya rapat harus selesai. Poin ini hampir mirip dengan poin nomer 1, yaitu kalau rapat sudah terjadi tapi tak ada penyelesaian yang berarti lebih baik dihentikan saja karena akan buang-buang waktu. Jangan memaksakan diri kalau memang tak menemukan titik temu karena masih ada hari esok yang bisa kamu usahakan kembali.
Simple kan?